Zarządzenie nr 7/05

Wójta Gminy Czyże

z dnia   4 listopada 2005r.

w sprawie wprowadzenia obowiązku stosowania Katalogu Usług świadczonych w Urzędzie Gminy Czyże i procedury jego aktualizacji.

Na podstawie art. 30 ust. 1ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591 z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984,  Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203) zarządzam, co następuje:

§ 1. Wprowadzam obowiązek stosowania Katalogu Usług świadczonych w Urzędzie Gminy Czyże , zawierającego zestaw kart i wzory wniosków dotyczących usług świadczonych dla klientów Urzędu Gminy .

§ 2. Karty Usług wraz z wzorami wniosków  znajdują się w Biuletynie Informacji Publicznej. W wersji drukowanej karty można otrzymać w sekretariacie urzędu oraz na samodzielnych stanowiskach .

§ 3. Katalog powinien być opracowany i aktualizowany zgodnie z zasadami określonymi w Procedurze Opracowania i Aktualizacji Katalogu Usług, stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia .

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania .

Załącznik

do Zarządzenia Nr 7/05

Wójta Gminy Czyże

z dnia  3 listopada 2005r.

Procedura opracowania i aktualizacji katalogu usług

 §  1.  Ogólne informacje

1.       Katalog Usług świadczonych w Urzędzie zwany dalej Katalogiem , jest zbiorem kart
z opisem usług , wraz z wzorami wniosków niezbędnych do realizacji niektórych spraw administracyjnych .

2.       Wprowadzenie procedury okresowej aktualizacji Katalogu ma na celu monitorowanie zgodności kart z przepisami prawa, aktualizację innych danych zawartych w karcie oraz uzupełnianie Katalogu o karty usług dotychczas w nim nie ujęte .

3.       Nadzór nad procesem aktualizacji Katalogu sprawuje Sekretarz Gminy .

§  2.  Standaryzacja karty.

1.       Karta usługi powinna zawierać w szczególności następujące informacje:

a) nazwę usługi i nazwę stanowiska realizującego daną usługę, numer pokoju, telefonu, adres e-poczty, godziny pracy;

b) podstawę prawną z dokładnym określeniem przywołanego przepisu;

c) wykaz dokumentów potrzebnych do załatwienia sprawy, z wyszczególnieniem sposobu ich udostępnienia pracowników Urzędu (do wglądu, do złożenia wraz
z wnioskiem, możliwość złożenia kserokopii itp.);

d) wysokość opłat skarbowych i innych;

e) czas oczekiwania na załatwienie sprawy;

f) sposób doręczenia decyzji lub innych sposobów finalizujący sprawę;

g) informację o sposobie odwołania od rozstrzygnięcia organu.

2.       Karta po opracowaniu jest podpisywana przez osoby odpowiedzialne: pracownika na samodzielnym stanowisku. Podpis jest równoznaczny z akceptacją karty pod względem merytorycznym.

3.       Za przygotowanie kart odpowiadają osoby odpowiedzialne. 

§  3.  Aktualizacja Katalogu

1.       Aktualizacja kart usług jest przeprowadzana corocznie, w terminie do końca czwartego  kwartału , z zastrzeżeniem § 6 ust. 1i 2.

2.       Do końca września każdego roku osoby odpowiedzialne przedstawiają Sekretarzowi Gminy krótki raport o stanie aktualności kart dotyczących usług realizowanych na ich stanowiskach oraz o stopniu objęcia Katalogiem wszystkich świadczonych usług.  

3.       Jeśli zmian wymagają niewielkie fragmenty kart, należy zaznaczyć to w raporcie; jeśli zmiany dotyczą znacznej części karty, należy przedłożyć wraz z raportem wzór zaktualizowanej karty z wyszczególnieniem zapisów, których dotyczą zmiany.

4.       Do końca roku kalendarzowego zaktualizowany Katalog otrzymują stanowiska samodzielne.

§ 4.  Aktualizacja kart usług w wersji elektronicznej.

1.       Katalog usług oraz pojedyncze karty usług wraz z wzorami wniosków są dostępne na stronie internetowej Urzędu pod adresem www.ugczyze.pl   w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu .

2.       Aktualizacja kart w Internecie odbywa się na bieżąco (do 5 dni roboczych),
z zachowaniem procedury określonej w § 6 ust. 1 i 2.

§  5.  Udostępnienie kart usług klientom.

1.           O istnieniu Katalogu i jego roli Urząd Gminy w Czyżach będzie informować wykorzystując wszystkie dostępne Urzędowi źródła informacji.

2.           Karty usług są dostępne dla każdego klienta w sekretariacie Urzędu oraz na stanowiskach samodzielnych.

3.           Udostępnienie klientom wybranych kart bądź całego Katalogu odbywa się w miarę możliwości technicznych Urzędu, a w szczególności:

a)       przez kopiowanie ;

b)       przez wydrukowanie;

c)        przez kopiowanie na nośniki elektryczne (dyskietka, płyta, CD lub DVD);

d)       przez wysłanie pocztą elektroniczną;

e)       przez pobranie z Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Gminy Czyze (internet).

§  6.  Szczególne obowiązki osób odpowiedzialnych

1.       W przypadku zmiany przepisów wpływających znacząco na treść karty usług, osoby odpowiedzialne, z własnej inicjatywy przedstawiają Sekretarzowi Gminy zaktualizowaną kartę w terminie do 1 miesiąca od wejścia w życie zmiany.

2.       W przypadku wprowadzenia nowych usług świadczonych z istotną częstotliwością, osoby odpowiedzialne przedstawiają wzór karty w terminie do 1 miesiąca  od wprowadzenia usługi.