Sprawy kontroli
Zarządzenie Nr 133/06
Wójta Gminy Czyże
z dnia 30 marca 2006 roku
w sprawie kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy Czyże i podległych jednostek organizacyjnych Gminy oraz procedury postępowania w trakcie kontroli zewnętrznej
Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia
§ 1
1. System kontroli obejmuje kontrolę wewnętrzną:
1) we wszystkich jednostkach organizacyjnych,
2) na stanowiskach pracy Urzędu Gminy Czyże zwanych dalej “Kontrolowanymi”.
§ 2
W ramach powierzonych zadań kontrolę wewnętrzną wykonują:
1. Sekretarz Gminy w zakresie zgodności działania z prawem, w sprawach organizacji i funkcjonowania samodzielnych stanowisk pracy, dyscypliny pracy, przestrzegania zasad jawności i przestrzegania tajemnicy służbowej zwanym dalej Kontrolującym.
2. Skarbnik Gminy w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości, w tym kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych i ich zgodności
z planem finansowym oraz wstępną ocenę celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki j.w.
3. Doraźne Zespoły Kontrolne powoływane przez Wójta.
4. W przypadku, jeżeli zakres kontroli wymaga specjalnych umiejętności Wójt może zlecić kontrolę ekspertom spoza Urzędu.
5. Kontrola pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest pod względem:
1. legalności,
2. gospodarności
3. rzetelności,
4. celowości,
5. terminowości,
6. skuteczności.
6. Celem kontroli jest ustalanie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określanie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.
§ 3
1. Kontrole przeprowadzane w urzędzie gminy, wymienione w § 2 mogą być przeprowadzane jako problemowe, doraźne lub sprawdzające.
2. Kontrole problemowe winny być realizowane w oparciu o roczne plany kontroli zatwierdzone przez Wójta.
Kontrole doraźne przeprowadza się na polecenie Wójta poza planem kontroli.
Kontrole sprawdzające przeprowadza się w celu ustalenia rzetelności odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne i sposobu wykonania zaleceń pokontrolnych.
3. Do przeprowadzenia kontroli uprawnia imienne upoważnienie wystawione przez Wójta.
4. Kontrola finansowa, o której mowa w § 2 ust. 2 obejmuje ponadto w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych.
§ 4
1. Kontrolujący przed rozpoczęciem kontroli powinien ją zgłosić kontrolowanemu podając zakres i termin kontroli.
2. W trakcie kontroli kontrolujący może żądać od kontrolowanego informacji, dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli, ustnych i pisemnych wyjaśnień oraz przyjmować składane z ich inicjatywy pisemne lub ustne oświadczenia, które dołącza do protokołu.
§ 5
1. Kontrolujący odpowiada za rzetelne, obiektywne i zgodne z obowiązującymi przepisami badanie oraz przedstawienie faktów kontrolnych.
2. Kontrola wydatków dokonywanych ze środków publicznych powinna polegać na zgodności z planem finansowym.
3. Zasada wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań statutowych, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki.
4. Kontrolowani są odpowiedzialni za właściwe przygotowanie do przeprowadzenia kontroli, prawidłowe wykorzystanie wyników kontroli i oceny wstępnej celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki.
§ 6
1. Ustalenia kontroli ujmuje się w protokole. Powinny one stanowić podstawę oceny kontrolowanej jednostki, szczególnie powinny wymieniać konkretne nieprawidłowości, tj. stan faktyczny niezgodny z przepisami, niegospodarność w szczególności gdy poniesione wydatki są nadmierne i niecelowe w związku z realizacją zadań na które zostały poniesione, w tym wydatki na funkcjonowanie jednostki oraz gdy są niezgodne z planem finansowym jednostki. Ponadto ustalenia pokontrolne powinny wskazywać osoby odpowiedzialne za ich powstanie.
2. Protokół kontroli powinien zawierać:
a) nazwę kontrolowanej komórki organizacyjnej,
b) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe kontrolującego oraz kontrolowanego,
c) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, w tym wymienienie przerw w kontroli jeżeli takie miały miejsce,
d) określenie przedmiotu kontroli oraz okresu objętego sprawozdaniem,
e) ustalenie stanu faktycznego,
f) wyszczególnienie załączników i ich opis,
g) dane o ilości sporządzonych egzemplarzy protokołu,
h) podpis kontrolującego i kontrolowanego,
i) pouczenie kontrolowanego o uprawnieniach wymienionych w § 7 ust. 1 i 2.
§ 7
1. Kontrolowany ma prawo w terminie 7 dni roboczych od chwili otrzymania protokołu z kontroli do:
a) zgłoszenia zastrzeżeń co do sposobu przeprowadzenia kontroli,
b) zgłoszenia pisemnych wyjaśnień do zawartych w protokole ustaleń oraz wniosków wraz z ewentualnym za wnioskowaniem o zwołanie narady pokontrolnej.
2. Nie złożenie pisemnych wyjaśnień lub zastrzeżeń w terminie określonym w ust. 1 uznaje się za akceptację ustaleń i wniosków.
§ 8
1. W razie stwierdzenia w toku kontroli nieprawidłowości i uchybień kontrolujący przedkłada Wójtowi projekt wystąpienia pokontrolnego do którego dołącza protokół z adnotacją o nie złożeniu wyjaśnień przez kontrolowanego,
a w przypadku ich złożenia, ewentualne uwagi do wyjaśnień lub na wniosek kontrolowanego organizuje naradę pokontrolną.
Wystąpienia pokontrolne winno być konkretne, realne, ustalać terminy i osoby odpowiedzialne za jego wykonanie oraz zobowiązywać do złożenia informacji o jego wykonaniu.
2. W naradzie pokontrolnej udział biorą Wójt, kontrolowany, oraz kontrolujący.
Celem narady winno być przedyskutowanie wyników kontroli i sformułowanie wystąpienia pokontrolnego.
§ 9
1. Postępowanie kontrolne może być przeprowadzone bez konieczności sporządzania protokołu kontroli w przypadku, gdy zachodzi potrzeba:
a) przeprowadzenia szybkiego rozpoznania kontrolnego określonych spraw i przedstawienia informacji,
b) przeprowadzenia kontroli sprawdzającej.
3. Z przeprowadzonego w tym trybie postępowania kontrolnego sporządza się sprawozdanie. Sprawozdanie podpisuje kontrolujący informując kontrolowanego, o dokonanych ustaleniach.
§ 10
1. Kontrolę zewnętrzną w Urzędzie zgodnie z uprawnieniami wynikającymi z odrębnych przepisów wykonują:
a) organy administracji państwowej,
b) organy kontroli specjalistycznej w zakresie określonym w przepisach o ich powołaniu,
c) Komisja Rewizyjna Rady Gminy Czyże,
d) inne Komisje Rady Gminy.
2. Protokół z kontroli zewnętrznej otrzymuje Wójt i po zapoznaniu się z nim przekazuje do wiadomości do Skarbnika Gminy i Sekretarza Gminy.
3. Sekretarz Gminy przekazuje kopię protokołu do kontrolowanych pracowników. Kontrolowany przed podpisaniem protokołu może wnieść do jego treści oraz co do ustaleń w nim zawartych umotywowane pisemnie zastrzeżenia lub wyjaśnienia.
4. Wystąpienie pokontrolne zaadresowane do Wójta jest przekazywane do Sekretarza gminy w celu nadzoru nad jego realizacją i przygotowaniem informacji o wykonaniu wystąpienia.
5. Sekretarz gminy przekazuje kopię wystąpienia pokontrolnego na kontrolowane stanowiska i nadzoruje sposób realizacji wystąpień oraz terminowości udzielania informacji o ich wykonaniu.
6. Wystąpienie pokontrolne zaadresowane do kontrolowanego należy niezwłocznie przekazać do wiadomości Wójta Gminy.
§ 11
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Metryka strony
