Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowych
Zarządzenie Nr 236/10
Wójta Gminy Czyże
z dnia 24 maja 2010r.
w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowych związanych z realizacją projektu „Budowa kanalizacji sanitarnej wsi Czyże” w ramach działania ”Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej” objętego PROW na lata 2007-2013
Na podstawie art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223; Dz. U. Nr 165, poz. 1316) zarządzam, co następuje:
§ 1
Na podstawie umowy o przyznanie pomocy Nr 00047-6921-UM1000005/09 z dnia 21 grudnia 2009 roku wprowadzam do użytku wewnętrznego instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowych, dotyczącą projektu pn. “ Budowa kanalizacji sanitarnej wsi Czyże”stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 2
1. Zobowiązuję wszystkich pracowników właściwych merytorycznie, z tytułu powierzonych im obowiązków, do zapoznania się z Instrukcją i przestrzegania w pełni zawartych w niej postanowień.
§ 3
1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Wójt Gminy
Jerzy Wasiluk
Załącznik
INSTRUKCJA
w sprawie przyjętych przez Urząd Gminy Czyże zasad ewidencji i rozliczania środków związanych z realizacją projektu pn. „Budowa kanalizacji sanitarnej wsi Czyże” w ramach działania „ Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej” objętego PROW na lata 2007 -2013.
Rozdział I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
1. Niniejsza instrukcja określa zasady, tryb realizacji i kontroli wydatków oraz obiegu i archiwizacji dokumentów finansowo-księgowych w ramach Projektu.
2. Powyższe zasady dotyczą projektu objętego umową o przyznanie pomocy Nr 00047-6921 _UM1000005/09 z dnia 21 grudnia 2009 roku oraz aneksu 1 do umowy z dnia 19 lutego 2010 roku i aneksu Nr 2 z dnia 31 marca 2010 roku
§ 2
1.Całkowita wartość Projektu wynosi 1 498 621 PLN.
2.Całkowite wydatki kwalifikowalne Projektu wynoszą 1 232 421 PLN
3.Wydatki niekwalifikowane stanowi podatek VAT w kwocie 266 200 PLN
4.Dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich przyznane w kwocie 924 315 PLN, stanowiącej nie więcej niż 75% kwoty całkowitych wydatków kwalifikowanych Projektu.
5. Wydatki niekwalifikowane zostaną pokryte ze środków własnych.
6. Wkład własny w wysokości 574 306 PLN.
§ 4
1.Dofinansowanie przyznane ze środków Europejskiego Funduszu Rolnego przekazywane będzie po zakończeniu realizacji projektu w formie refundacji wydatków kwalifikowanych przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa na podstawiie wniosku o płatność wraz z wymaganymi dokumentami
2.Dofinansowanie, o którym mowa pkt. 1 przekazywane będzie na wyodrębniony rachunek bankowy nr 42 1130 1059 0017 3379 6620 0002 w Banku Gospodarstwa Krajowego.
§ 5
1. Dowodem księgowym nazywamy część odpowiednio opracowanych dokumentów, które stanowią dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dowody te są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych.
2. Opracowane prawidłowo, rzetelnie i starannie dowody księgowe, oprócz tego, że są podstawą dokonania zapisów księgowych oraz odzwierciedlają operacje gospodarcze, mają za zadanie:
1) Stworzenie podstaw zarządzania, kontroli i badania przebiegu operacji gospodarczych, szczególnie z punktu widzenia legalności, celowości i gospodarności,
2) Stworzenie podstaw dochodzenia i udowodnienia dopełnienia obowiązków,
3) Stworzenie podstaw sprawozdawczości budżetowej i finansowej.
§ 6
1. Za prawidłowy uważa się dowód księgowy stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.
3. Dowód księgowy spełnia swoją funkcję, jeżeli jest prawidłowo wystawiony, zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości i zawiera:
1)określenie rodzaju dowodu (faktura, rachunek, lista płacy itp.) i jego numeru identyfikacyjnego,
2)określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3)datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu,
4)podpis wystawcy dowodu
§ 7
1.Dokumenty księgowe podlegają sprawdzeniu i zbadaniu ich:
- legalności,
- rzetelności,
- prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tych dokumentach.
2. W celu sprawdzenia, czy dokument księgowy odpowiada stawianym wymogom, powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym.
3 .Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, tzn. czy robota bądź usługa została wykonana, a dostawa dostarczona oraz czy wyrażona w dowodzie operacja była celowa z punktu widzenia gospodarczego i zgodna z obowiązującymi przepisami, w tym z ustawą "Prawo Zamówień Publicznych". Kontroli merytorycznej dokonuje inspektor d/s planowania przestrzennego i inwestycji
4 .Podczas dokonywania kontroli merytorycznej sprawdza się, czy:
1. dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości
2. dostawy, roboty i usługi zostały zrealizowane lub wykonane zgodnie z zamówieniem, umową, zleceniem, względnie innymi ustaleniami,
5. Zatwierdzenia dokumentu pod względem merytorycznym dokonuje pracownik potwierdzając ten fakt datą i podpisem na pieczęci"Stwierdzono pod względem merytorycznym".
6. Dokonujący kontroli merytorycznej pracownik dokonuje wyodrębnienia wydatków strukturalnych zgodnie z zasadami określonymi w Zarządzeniu Wójta Gminy w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Urządu Gminy oraz pozostałe jednostki organizacyjne Gminy Czyże.
7. Kontrola formalno-rachunkowa polega na ustaleniu, czy dowody zostały wystawione w sposób technicznie prawidłowy, a zwłaszcza że dowód księgowy:
- jest oryginałem lub dokumentem wyznaczonym do księgowania, zawiera wszystkie wymogi określone w § 6 ust. 2,
- posiada oznaczenie wystawcy, np: odcisk pieczęci,
- jest wystawiony w sposób czytelny i trwały,
- wskazuje podmioty uczestniczące w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, ich nazwy, adresy oraz czy są podane numery NIP podmiotów,
- wskazano sposób zapłaty, datę wystawienia dokumentu oraz datę dokonania operacji gospodarczej,
- podano przedmiot operacji gospodarczej, ilość, cenę, wartość, stawki podatku VAT,
- dokument posiada właściwe załączniki,
- dokument zawiera podpisy osób upoważnionych do dokonania kontroli dokumentów pod względem merytorycznym.
1. Kontrola formalno-rachunkowa dokonywana jest przez pracowników ksiegowości budżetowej. Dokonanie kontroli dokumentu musi być potwierdzone przez umieszczenie na nim daty i podpisu osoby sprawdzającej pod klauzulą " sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym".
9.Dokumenty księgowe podlegają wstępnej kontroli przez Skarbnika, polegającej na sprawdzeniu zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych.
Rozdział II.
Obieg dokumentacji księgowej w związku z realizacją Projektu
§ 8
1. Należy dążyć do tego, aby obieg dokumentów księgowych w związku z realizacją Projektu odbywał się najkrótszą i najprostszą drogą, szczególnie poprzez:
- Przekazywanie dokumentów tylko na stanowiska, które uczestniczą w danej operacji gospodarczej w ramach realizacji Projektu,
- Skracanie do niezbędnego minimum czasu załatwienia danej sprawy i sukcesywne przekazywanie dokumentów oraz unikanie okresowego ich spiętrzania.
2. Przyjmuje się zasadę, iż dokonywane płatności powinny być udokumentowane potwierdzoną fakturą. Jeśli nie będzie to możliwe, płatności potwierdza się dokumentami rachunkowymi o równoważnej wartości dowodowej.
3. Faktury za wykonane roboty odbierane są przez inspektora d/s planowania przestrzennego i inwestycji, celem sprawdzenia pod względem merytorycznym i opisania wymaganego umową. Następnie ksiegowość budżetowa sprawdza pod względem formalnym i rachunkowym, kwalifikuje do wypłaty oraz sporządza przelewy bankowe. Dokumenty do wypłaty zatwierdza Skarbnik Gminy oraz Wójt Gminy
Pozostałe dowody księgowe dekretuje się bezpośrednio w księgowosci budżetowej.
§ 9
1. Po sprawdzeniu prawidłowości dokumenty księgowe podlegają dekretacji, która polega na nadaniu tym dokumentom właściwych numerów, pod którymi zostaną one zaewidencjonowane (numer dokumentu i numer pozycji w systemie finansowo- księgowym) oraz na umieszczeniu adnotacji o:
- kontach, na jakich dane zdarzenie ma zostać ujęte - zgodnie z zakładowym planem kont,
- wydatkach strukturalnych, tylko w odniesieniu do wydatków ze środków krajowych,
- klasyfikacji budżetowej (odpowiedni dział, rozdział oraz paragrafy wydatkowe z końcówką 7 - wydatki sfinansowane ze środków EFRROW, z końcówką 9 - wydatki sfinansowane ze środków krajowych).
2. Wydatki związane z realizacją projektu i podlegające refundacji ponoszone są z rachunku pożyczki 42 1130 1059 0017 3379 6620 0002 i klasyfikowane w dziale 010 rozdziale 01010, w paragrafach zgodnych z rodzajem poniesionych wydatków końcówką “7”
3. Wydatki niekwalifikowalne i wkład własny związany z realizacją Projektu, ponoszone są z rachunku środków własnych nr 69 1130 1059 0017 3379 6620 0001 i klasyfikowane w dziale 010, rozdziale 01010, w paragrafach zgodnych z rodzajem poniesionych wydatków, tj. wydatki finansowane ze środków budżetu z końcówką „9".
Rozdział III
Zasady księgowania, sprawozdawczości oraz przechowywania dokumentacji
§ 10
2.Przyjmuje się sposób dekretowania dowodów księgowych według wzoru poniżej:
ORGAN
1. Zasilenie rachunku na wkład własny 140 / 133-1 133-3 / 140
2. wpływ środków z budżetu państwa na wyprzedzające finansowanie 138 / 268
3. opłacenie faktury – wkład własny z „9” klasyfikacji budżetowej 902-3 / 133-3
4. opłacenie faktury – wkład unijny z „7” klasyfikacji budżetowej 908-3 / 138
5. Wpływ refundacji kosztów / śr unijne / 137-3 / 907-3
6. wpływ środków na r-ek wyprzedzającego finansowania 138 / 137-3
7. zwrot pożyczki z budżetu państwa 268 / 138
8. przeksiegowania roczne dochodów z końcówką „7” 907 -3 / 967-3
9. przeksięgowania roczne wydatków z końcówką „7” 967-3 / 908-3
w jednostce :
1) wpływ faktur i rachunków 080- 7-2 – 1 z „7” / 201
wpływ faktur i rachunków 080- 7-2 – 2 z „9” / 201
2) zapłacono fakturę 201/ 130 z klasyfikacją budżetową
810/800
3) przyjęcie na środek trwały 011- 2 – 1 / 080 -7 -2-1 ze śr unijnych
011- 2 – 2 / 080 -7 -2- 2 ze śr własnych
4).przeksięg na koniec roku 800 – 2- 1 / 810 -2-1 ze śr unijnych
800 – 2- 2 / 810 -2-2 ze śr własnych
130 – 3 -1 / 800 – 2 -1 ze śr unijnych
130 – 3 -2 / 800 – 2 -2 ze śr własnych
§11
1. Dokumenty związane z realizacją projektu przechowuje się przez okres 10 lat od dnia zawarcia umowy
2. Dokumenty finansowe przechowywane będą: w księgowości budżetowej (pokój nr 21-22) natomiast dokumenty przetargowe i techniczne u inspektora d/s planowania przestrzennego i inwestycji; a następnie przekazane do archiwum zakładowego Urzędu Gminy Czyże.
§ 12
Instrukcja wchodzi w życie z dniem podpisania.
Metryka strony
