Zarządzenie Nr 4/09 w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Gminy Czyże Elektronicznego Obiegu Dokumentów w ramach aplikacji FlowER
Zarządzenie Nr 3/09
Wójta Gminy Czyże
z dnia 19 czerwca 2009 roku
w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Gminy Czyże Elektronicznego Obiegu Dokumentów w ramach aplikacji FlowER
Na podstawie art. 33 ust.1 i ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U z 2001 r. Nr 142, poz. 1591; z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806; z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162 , poz. 1568; z 2004 r. Nr 102 poz. 1055, Nr 116, poz. 1203, Nr 167 poz. 1759; z 2005 r. Nr 172 poz. 1441, Nr 175 poz. 1457: z 2006 r. Nr 17 poz. 128, Nr 146 poz. 1055, Nr 181 poz.1337; z 2007 r. Nr 48 poz. 327, Nr 138 poz. 974, Nr 173 poz. 1218, z 2008 r. Nr 180 poz. 1111, Nr 223, poz. 1458; z 2009 r. Nr 52, poz. 420), art. 2 ust 1 pkt. 1, art. 1 pkt 1 i art. 16 ustawy z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64 poz. 565, z 2006 r. Nr 12 poz.65 , Nr 73 poz. 508, z 2008 r. Nr 127 poz. 817) oraz § 52 § 53 i § 54 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319; 2003 r. Nr 636, z 2006 r. Nr 127 poz. 885) zarządzam, co następuje:
§ 1. Wprowadza się Elektroniczny Obieg Dokumentów (zwany dalej EOD) w ramach aplikacji FlowER w celu usprawnienia przyjmowania i obiegu korespondencji wpływającej do Urzędu Gminy Czyże i wychodzącej z Urzędu.
§ 2. Dziennik korespondencji prowadzony jest w wersji papierowej i elektronicznej.
§ 3. Elektronicznym Obiegiem Dokumentów obejmuje się dokumentację przychodzącą i wychodzącą dotyczącą Urzędu Gminy Czyże.
§ 4. Zasady Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Urzędzie Gminy Czyże określone są w załączniku do niniejszego zarządzenia.
§ 5. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.
§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia, z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2010 roku.
Wójt
inż. Jerzy Wasiluk
Załącznik
do Zarządzenia Nr 4/09
Wójta Gminy Czyże
z dnia 23 czerwca 2009 roku
Zasady Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Urzędzie Gminy czyże
I. PODSTAWA PRAWNA
1. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.).
2. Ustawa z 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn.zm.).
3. Ustawa z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631, z późn. zm.).
4. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.).
5. Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.).
6. Ustawa z dnia 20 lipca 2000 roku o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2007 r. Nr 68, poz. 449, z późn. zm.).
7. Ustawa z dnia 27 lipca 2001 roku o ochronie baz danych (Dz. U. z 2001 r. Nr 128, poz. 1402, z późn. zm.).
8. Ustawa z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.).
9. Ustawa z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.).
10. Ustawa z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204, z późn. zm.).
11. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.).
12. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z późn. zm.).
13. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 roku w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46).
14. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024).
15. Rozporządzenie Ministra Nauki i Informatyzacji z dnia 29 sierpnia 2005 roku w sprawie prowadzenia oraz trybu dostarczania i udostępniania danych z Krajowej Ewidencji Systemów Teleinformatycznych i Rejestrów Publicznych (Dz. U. Nr 200, poz. 1655).
16. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 roku w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. Nr 200, poz. 1651).
17. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 roku w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. Nr 212, poz. 1766).
18. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 roku w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej (Dz. U. Nr 214, poz. 1781).
19. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 października 2006 roku w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517).
20. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 roku w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518).
21. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 roku w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519).
22. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 roku w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 227, poz. 1519).
23. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracjiz dnia 18 stycznia 2007 roku w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68).
24. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 marca 2007 roku w sprawie Planu Informatyzacji Państwa na lata 2007-2010 (Dz. U. Nr 61, poz. 415).
25. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 lipca 2007 roku w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej (Dz. U. Nr 151, poz. 1078, z późn. zm.).
II. PODSTAWOWE ZASADY ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW (EOD)
26. Elektroniczny Obieg Dokumentów oparty jest na systemie komputerowym FlowER.
27. FlowER to zintegrowany pakiet oprogramowania do zarządzania dokumentami, korespondencją sprawami i poleceniami.
28. System oparty o Jednolity Wykaz Akt (JAWA) i jest zgodny z instrukcją kancelaryjną.
29. Elektroniczny Obieg Dokumentów Flower umożliwia:
1) sprawny dostęp do dokumentów i niformacji,
2) kontrolę drogi ich obiegu oraz stan realizacji,
3) usprawnienie obsługi obywateli i wspomaganie terminowości załatwianych spraw,
4) prowadzenie ewidencji dokumentów i informacji pism przychodzących i wychodzących, oraz poleceń służbowych, umów, uchwał i regulacji wewnętrznych.
30. Jednym z ważniejszych elementów systemu jest moduł identyfikacji i autoryzacji, pozwalajacy na skuteczne rejestrowanie wszystkich operacji wykonywanych przez uzytkowników programu (z okresleniem czasu ich wykonywania). Rozwiązuje to problem przepływu informacji wewnątrz urzędu oraz pomiędzy urzędem a jego otoczeniem.
31. W celu zapewnienia poufności wymaganej przez ustawę o ochronie danych osobowych, każdy pracownik urzędu loguje się do systemu za pomocą unikalnego identyfikatora oraz odpowiedniego hasła. Ma to na celu uniemożliwienie dostępu osobom nieuprawnionym do określonych zbiorów danych. Dostęp do decyzji oraz spraw w obrębie wydziału jest nadany jedynie na bazie dostępu do określonych zestawów dokumentów i uprawnień.
32. W celu zachowania i należytego przechowywania wszystkich dokumentów odzwierciedlających przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, podlegają one ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym. System stanowi dla dokumentów elektronicznych ewidencjonowanych funkcję archiwum zakładowego.
III. Elektroniczny Obieg Dokumentów - pisma w wersji papierowej
33. Pracownik sekretariatu Urzędu Gminy Czyże dokonuje:
1) elektronicznej rejestracji pism w systemie FlowER tj. korespondencji wpływającej do urzędu drogą pocztową (listownie) oraz składanej osobiście przez interesantów,
2) wprowadzenia do obiegu za pośrednictwem skanera i zapisywania na serwerze korespondencji wpływającej do urzedu,
3) uzupełnienia metryki pisma,
4) przedłłożenia korespondencji do dekretacji Wójtowi lub Sekretarzowi w wresji elektronicznej i papierowej.
34. Wójt lub Sekretarz Gminy dekretują poszczególne pisma i przekazują elektronicznie i w wewrsji papierowej na poszczególne stanowiska merytoryczne Urzędu Gminy.
35. Pracownicy na stanowiskach merytorycznych:
1) przyjmują korespondencję elektronicznie (i w wersji papierowej) i przetwarzają jej wpływ w aplikacji FlowER,
2) rejestrują sprawę zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt,
3) zapoznają się ze sprawą i sprawdzają czy wniosek nie zawiera błędów formalnych,
4) jak występują braki, to wysyłają wezwanie o usuniecie braków,
5) przygotowują projekt odpowiedzi /decyzji/, zaświadczenia, które przekazywane są do akceptacji osobie upoważnionej,
6) po akceptacji przedłożone pismo zostaje podpisane przez osobę posiadajacą upoważnienie do załatwiania,
7) odpowiedź (w wersji elektronicznej) pracownik dołącza do danej sprawy w systemie obiegu dokumentów w postaci pliku tekstowego,
8) następnie załącza pismo do teczki aktowej w systemie poprzez określenie symbolu, hasła z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (w przypadku nowej sprawy) lub też dołącza do istniejącej sprawy (w przypadku pisma dotyczącego sprawy już rozpoczętej),
9) pracownik adresuje odpowiedź i przekazuje do Sekretariatu Urzędu, gdzie zostaje zarejestrowana w dzienniku korespondencji wychodzacej i wysłana do adresata za zwrotnym potwierdzeniemodbioru.
36. W przypadku awarii aplikacji FlowER obowiązuje obieg dokumentów w formie papierowej zgodnie z instrukcją kancelaryjną dla organów gmin i zwiazków międzygminnych.
37. Po ustaniu awarii w systemie EOD należy odzwierciedlić wykonane czynności.
IV. Elektroniczny Obieg Dokumentów - pisma w wersji elektronicznej
38. Wnioski w sposób elektroniczny można składać za pośrednicwem modułu dostępnego w systemie „Cyfrowy Urząd” (www.cu.wrotapodlasia.pl) na Portalu „Wrota Podlasia”.
39. Wniosek przesłany drogą elektroniczną zostaje przesłany do systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów i tu jest rejestrowany przez pracownika Sekretariatu Urzędu.
40. System automatycznie wytwarza Urzędowe Poświadczenia Przedłożenia(UPP), które automatycznie otrzymuje nadawca (w ten sposób interesant otrzymuje informację zwrotną o tym, że pismo zostało zarejestrowane w Urzędzie).
41. Adresowane do Urzędu dokumenty elektroniczne doręczane na elektronicznych nośnikach danych przenoszone są w sekretariacie Urzędu do systemu EOD i rejestrowane.
42. System automatycznie wytwarza Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP), które zostaje zapisane na tym samym elektronicznym nośniku danych, z którego dokument elektroniczny przeniesiono do systemu.
43. Warunkiem koniecznym do zapisania Urzędowego Poświadczenia Przedłożenia (UPP) jest możliwość dokonania takiego zapisu (dostateczna ilość wolnego miejsca na elektronicznym nośniku danych).
44. W przypadku niemożności zapisu Urzędowego Poświadczenia Przedłożenia na informatycznym nośniku danych, dokumenty doręczone na tym nośniku nie będą mogły zostać przyjęte w formie elektronicznej przez Urząd.
45. Dalsza droga dokumentu w systemie EOD wygląda podobnie jak droga, którą przebywa pismo w formie papierowej. Różnicę stanowi sposób wysyłania pisma w postaci dokumentu elektronicznego, który polega na wysyłaniu powiadomienia o oczekujacej odpowiedzi.
46. Sprawa wprowadzenia do systemu jest widoczna na stronie „Cyfrowy Urząd” (www.cu.wrotapodlasia.pl) na Portalu „Wrota Podlasia” w zakładce „Stan sprawy według numeru” lub „Twoje Sprawy„ po zalogowaniu się Wnioskodawcy.
47. Urząd przechowuje wytworzone Urzędowe Poświadczenie Odbioru przez okres, przez jaki jest zobowiązany przechowywać dokument elektroniczny opatrzonym tym poświadczeniem.
V. PODPIS ELEKTRONICZNY
48. Oświadczenie woli złożenia w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym jest przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne formie pisemnej.
49. Bezpieczny podpis elektroniczny, weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, stanowi dowód na to, że został on złożony przez osobę określoną w tym certfikacie jako właściciel podpisu elektronicznego.
50. Pozytywna weryfikacja podpisu elektronicznego zawartego w przesłanym dokumencie stanowi dowód na to, iż od momentu jego podpisania nie uległ on jakiejkolwiek modyfikacji.
VI. ZADANIA PRACOWNIKÓW OBSŁUGUJĄCYCH POSZCZEGÓLNE ELEMENTY SYSTEMU
51. Pracownik sekretariatu Urzędu Gminy Czyże wykonuje następujące czynności:
1) rejestruje elektronicznie korespondencję przychodzącą,
2) skanuje dokumenty otrzymane w wersji papierowej,
3) nadaje numer spraw wnioskom przyjętym do realizacji oraz zapisuje je w repozytorium plików,
4) informuje interesantów dzwoniących do urzędu o statusie spraw,
5) rejestruje wnioski złożone drogą elektroniczną,
6) obsługuje pocztę elektroniczną,
7) emituje dokumenty potwierdzające złożenie dokumentu w sekretariacie Urzędu Gminy,
8) wskazuje preferowany kontakt interesanta z Urzędem Gminy Czyże w danej sprawie podczas rejestracji pisma,
9) weryfikuje podpis elektroniczny dokumentów przesłanych z Cyfrowego Urzędu.
52. Wójt i Sekretarz Gminy dokonują następujących czynności:
1) dekretują elektronicznie korespondencję,
2) przydzielają sprawy merytorycznym pracownikom,
3) sprawują nadzór nad dotrzymaniem terminów załatwiania spraw,
4) kontrolują rejestry spraw przeterminowanych,
5) obsługują kwalifikowany podpis elektroniczny,
6) śledzą drogi poszczególnych dokumentów.
53. Wszyscy pracownicy:
1) generują wnioski o przedłużenie terminu rozpatrywania sprawy,
2) przenoszą sprawy na ścieżki ustalone,
3) dołączają korespondencję,
4) tworzą akta sprawy,
5) wszczynają sprawy ze stanowiska pracy,
6) przygotowują projekty decyzji, pism, postanowień,
7) prowadzą rejestry z prowadzonego zakresu spraw,
8) przekazują uchwały i zarządzenia do BIP.
VII. SPRAWY I DOKUMENTY, KTÓRE NIE PODLEGAJĄ EWIDENCJI ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW (EOD)
54. Publikacje (gazety, czasopisma, dzienniki ustaw, monitory, książki, afisze, ogłoszenia, ulotki, protesty itp.).
55. Zwolnienia lekarskie pracowników (prowadzony jest odrębny rejestr).
56. Sprawozdania (GUS, finansowe i inne).
57. Oferty wydawnicze i szkoleniowe.
58. Pisma okolicznościowe, zaproszenia, życzenia itp.
59. Potwierdzenia odbioru, które dołączane są do akt właściwej sprawy.
60. Dokumentacja (protokół) postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z załącznikami (od momentu ogłoszenia/publikacji takiego zamówienia do wiadomości publicznej).
61. Oferty wykonawców przystępujących do przetargów publicznych.
62. Mapy powyżej formatu A4.
63. Dokumenty do stwierdzenia własnoręczności podpisów.
64. Akty notarialne, postanowienia sądu, zmiany geodezyjne, założenie Ksiąg Wieczystych.
65. Ankiety.
66. Sprawy pracownicze (dokumentacja znajdująca się w aktach osobowych pracowników Urzędu Gminy Czyże).
67. Oferty kandydatów do naboru na wolne stanowiska pracy.
68. Podania o przyjęcia do pracy.
69. Wnioski urlopowe.
70. Oświadczenia majątkowe pracowników i radnych.
71. Polecenia wyjazdu służbowego (delegacje).
72. Wnioski i zaświadczenia o dochodowości z gospodarstwa rolnego.
73. Decyzje w sprawie wymiaru łącznego zobowiązania pieniężnego.
74. Rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe.
75. Rejestr wyborców.
76. Dokumentacja, która wymaga własnoręcznego podpisu wnioskodawcy, m.in. związane z wydaniem, utratą lub unieważnieniem dowodów osobistych, nadaniem Nr PESEL.
77. Rejestr tytułów wykonawczych.
78. Meldunki sytuacyjne (dot. zarządzania kryzysowego).
79. Dokumentacja związana z ewidencją udziału członków Ochotniczej Straży Pożarnej w działaniach ratowniczo – gaśniczych.
80. Wszystkie dokumenty składane przez wnioskodawców i wydawane przez USC (akty stanu cywilnego, zapewnienia i inne dokumenty dotyczące zawarcia związku małżeńskiego, urodzeń i zgonów).
81. Wnioski o udostępnienie danych ze zbioru danych osobowych.
82. Zaświadczenia o dokonaniu opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.
83. Wnioski o przyznanie zasiłku rodzinnego i świadczenia pielęgnacyjnego oraz wnioski o świadczenia z funduszu alimentacyjnego.
84. Wnioski o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej.
85. Wszelkie zaświadczenia od komorników, sądów, prokuratury i policji.
86. Wnioski o przyznanie dodatku mieszkaniowego.
87. Zaświadczenia w sprawach: wielkości użytków rolnych, ilości hektarów przeliczeniowych oraz o niezaleganiu w podatkach.
88. Wnioski skierowane do Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
Metryka strony
