ZARZĄDZENIE NR 65/04

Wójta Gminy Czyże

z dnia 11 października 2004roku

w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji

 

Na podstawie ustawy o rachunkowości z dnia 29.09.1994r. (Dz. U. Nr 121 poz. 591
z późn. zm.), zarządzam  co następuje:

§ 1

Przeprowadzić inwentaryzację w Urzędzie i jednostkach podległych zgodnie
z opracowaną Instrukcją inwentaryzacji aktywów i pasywów stanowiącą załącznik Nr 1
do niniejszego zarządzenia

 

§ 2

Zobowiązuję odpowiedzialnych pracowników do ścisłego stosowania i przestrzegania „Instrukcji inwentaryzacji aktywów i pasywów”.

 

§ 3

Za nie przestrzeganie „Instrukcji inwentaryzacji aktywów i pasywów” osoby winne ponoszą odpowiedzialność służbową.

 

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 65/04

Wójta Gminy Czyże

 

INSTRUKCJA INWENTARYZACJI AKTYWÓW I PASYWÓW

 

§ 1

 

1.       Wykazany w księgach rachunkowych stan aktywów i pasywów  podlega zweryfikowaniu w drodze inwentaryzacji polegającej na:

1)       spisie z natury,

2)       uzyskaniu od kontrahentów pisemnego potwierdzenia stanów należności na dzień inwentaryzacji,

3)       weryfikacji prawidłowości stanów wynikających z ksiąg rachunkowych przez porównanie ich z odpowiednimi dokumentami.

 

2.       Spisem z natury ustala się stan następujących aktywów:

1)       gotówki w kasie,

2)       papierów wartościowych,

3)       materiałów,

4)       środków trwałych własnych w eksploatacji za wyjątkiem gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych,

5)       pozostałych środków trwałych,

6)       składniki majątku ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej,

7)       składniki majątkowe będące własnością innych jednostek,

8)       druki ścisłego zarachowania,

9)       wartości niematerialne i prawne.

 

3.       W drodze uzyskania od kontrahentów pisemnego potwierdzenia ustala się stany następujących aktywów i pasywów:

1)       środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych,

2)       należności za wyjątkiem tytułów publicznoprawnych,

3)       zobowiązania za wyjątkiem zobowiązań wobec pracowników i publicznoprawnych.

4)       własne składniki majątkowe powierzone kontrahentom.

Nie wymaga pisemnego uzgodnienia wynikający z ksiąg rachunkowych podmiotu gospodarczego, stan należności i zobowiązań:

1)       wobec osób fizycznych oraz podmiotów gospodarczych, nie prowadzących ksiąg rachunkowych,

2)       uregulowanych do dnia sporządzenia bilansu,

3)       objętych powództwem sądowym lub postępowaniem egzekucyjnym,

4)       należności z tytułu niedoborów.

 

4.       Inwentaryzacją w drodze weryfikacji stanu ewidencyjnego obejmuje się:

1)       grunty,

2)       środki trwałe trudno dostępne oglądowi,

3)       należności sporne i wątpliwe,

4)       należności i zobowiązania wobec pracowników,

5)       należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych

6)       wartości niematerialne i prawne: prace naukowo – badawcze, prace projektowe, licencje, wynalazki,

7)       rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne,

8)       przychody przyszłych okresów,

9)       rezerwy.

 

5.       Metody inwentaryzacji:

1)       pełna inwentaryzacja okresowa, polegająca na ustaleniu stanu rzeczywistego na dzień inwentaryzacji, wszystkich składników aktywów i pasywów,

2)       pełna inwentaryzacja ciągła, polegająca na sukcesywnym ustalaniu w drodze spisu z natury rzeczywistego stanu poszczególnych składników majątku, według ustalonego planu i z zachowaniem terminów częstotliwości inwentaryzacji w taki sposób, żeby w ciągu wymaganego przepisami okresu inwentaryzacyjnego objąć spisem z natury wszystkie składniki majątku,

3)       wyrywkowa inwentaryzacja okresowa lub ciągła, polega na ustaleniu w ciągu roku, w dowolnym terminie, w drodze spisu z natury rzeczywistego stanu części składników majątku, z ogółu powierzonych danej osobie materialnie odpowiedzialnej.

 

 

§ 2

 

1. Inwentaryzacja okresowa poszczególnych składników majątku przeprowadzana jest w terminach ustalonych zarządzeniem Wójta Gminy.

 

2. Terminy i częstotliwość spisów określa Wójt.

 

3. Oprócz planowanych, należy przeprowadzać inwentaryzację składników majątkowych w przypadkach:

1)       na dzień zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej,

2)       na dzień dokonania zmian organizacyjnych,

3)       na dzień, w którym wystąpiły wypadki losowe lub inne przyczyny, w wyniku których nastąpiło naruszenie stanu składników majątku (pożar, włamanie, itp.).

Jeżeli zmiana osoby materialnie odpowiedzialnej następuje na okres krótszy niż 35 dni (urlop, choroba), a osoby przekazujące i przejmujące wyrażają zgodę na wspólną odpowiedzialność za powierzone im składnik majątku – przeprowadzenie inwentaryzacji nie jest konieczne.

 

4. Inwentaryzacja winna być przeprowadzana na ostatni dzień miesiąca.

 

5. Przed inwentaryzacją należy zlikwidować fizycznie wszystkie składniki majątkowe zniszczone i bezużyteczne dla uniknięcia zbędnych spisów.

 

6. Do wykonania czynności inwentaryzacyjnych zobowiązane są określone służby wykazane w tabelach 1, 2, 3.

 

 

 

Tabela 1

Inwentaryzacja na podstawie spisu z natury

 

Lp.	Rodzaj czynności	Osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności
1.	Przygotowanie składników majątkowych do spisu	Kierownik komórki podlegającej inwentaryzacji
2.	Powołanie i przeszkolenie zespołów spisowych, przygotowanie i doręczenie zarządzeń, formularzy, materiałów koniecznych do spisu	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
3.	Przeprowadzenie spisu z natury	Zespół spisowy
4.	Kontrola prawidłowości spisów	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
5.	Wycena i ustalanie wartości spisywanych składników majątku oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych	Główny księgowy
6.	Wyjaśnienie przyczyn powstania różnic oraz postawienie wniosków co do sposobu ich rozliczenia	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
7.	Ocena przydatności gospodarczej składników majątkowych objętych spisami, postawienie wniosków w sprawie zagospodarowania zasobów zbędnych i nadmiernych oraz innych nieprawidłowości w gospodarce składnikami majątku stwierdzonych w czasie spisu	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
8.	Zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczania różnic pod względem formalnym i rachunkowym	Główny księgowy
9.	Uzyskanie zatwierdzenia wniosków przez kierownika jednostki	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
10.	Ujecie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenia	Główny księgowy

 

 

 

Tabela 2

Inwentaryzacja na podstawie uzgodnienia sald z kontrahentami

 

Lp.	Rodzaj czynności	Osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności
1.	Sporządzenie i wysłanie do kontrahentów zawiadomień o wysokości sald	Główny księgowy
2.	Potwierdzenie wysokości sald wykazanych w zawiadomieniach nadesłanych przez kontrahentów lub wyjaśnienie rozbieżności	Główny księgowy
3.	Ustalenie niezgodności sald, ich wyjaśnienie i rozliczenie w księgach rachunkowych	Główny księgowy przy współpracy kierowników komórek organizacyjnych

 

 

 

 

Tabela 3

Inwentaryzacja na podstawie weryfikacji stanów ewidencyjnych

 

Lp.	Rodzaj czynności	Osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności
1.	Ustalenie stanu ewidencyjnego i porównanie z odpowiednimi dowodami	Główny księgowy przy współpracy kierowników komórek
2.	Ustalenie nieprawidłowości, ich wyjaśnienie, rozliczenie i ujęcie w księgach rachunkowych	Główny księgowy przy współpracy kierowników komórek

 

 

§ 3

 

1.       W celu sprawnego przeprowadzenie spisu z natury powołuje się Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej i zespoły spisowe spośród pracowników Urzędu Gminy Czyże. Do komisji inwentaryzacyjnych i zespołów spisowych nie powinno się powoływać osób które, przyjęły odpowiedzialność materialną za powierzone im składniki majątku objęte spisem z natury, a także pracowników komórki księgowości prowadzących ewidencję objętych inwentaryzacją składników majątkowych i innych osób, które nie zapewniają bezstronności dokonywania spisu. Skład zespołów spisowych ustala na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej Wójt Gminy w specjalnym zarządzeniu.

 

2.       Do uprawnień i obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy:

1)       stawianie wniosków w sprawie zmian w składzie komisji inwentaryzacyjnej
i powoływania zespołów spisowych,

2)       przeprowadzenie szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych,

3)       stawianie wniosków w sprawie:

a)       zmiany terminu inwentaryzacji,

b)       inwentaryzacji niektórych składników majątku na podstawie obliczeń technicznych lub szacunku,

c)        przeprowadzenie spisów uzupełniających lub powtórnych.

4)       zarządzenie w uzasadnionych przypadkach przyjęcia lub wydania składników majątku w czasie spisu,

5)       kontrolowanie przygotowań do spisów oraz przebiegu spisów z natury,

6)       kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym wypełnionych przez zespoły spisowe arkuszy spisów z natury i innych dokumentów z inwentaryzacji,

7)       dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie,

8)       ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i postawienie wniosków w sprawie ich rozliczenia,

9)       stawianie wniosków w sprawie sposobu zagospodarowania ujawnionych
w czasie inwentaryzacji zapasów niepełnowartościowych, zbędnych lub nadmiernych oraz w sprawie usprawnienia gospodarki rzeczowymi
i pieniężnymi składnikami majątku.

 

 

3.       Do obowiązków Zespołu spisowego należy:

1)       przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie na wyznaczonym polu spisowym,

2)       takie zorganizowanie pracy, aby normalna działalność inwentaryzowanej komórki organizacyjnej nie doznała zakłóceń,

3)       terminowe przekazywanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych z inwentaryzacji oraz informacji o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowości, zwłaszcza w zakresie gospodarki składnikami majątku i zabezpieczania ich przed zniszczeniem lub zagarnięciem.

 

 

§ 4

 

1.       Spis z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątku polega na ustaleniu rzeczywistej ich ilości i wpisaniu do arkusza spisu z natury.

 

2.       Rzeczywistą ilość inwentaryzowanych z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątku ustala się przez przeliczenie, zważenie lub zmierzenie. Stan rzeczowych lub pieniężnych składników majątku przechowywanych w opakowaniu może być określony przez przeliczenie opakowań i uwzględnienie ich zawartości pod warunkiem, że opakowanie znajduje się w stanie nienaruszonym.

 

3.       Przed rozpoczęciem spisu z natur osoba odpowiedzialna za całość i stan składników majątku objętych spisem składa zespołowi spisowemu (w 1 egz.) pisemne oświadczenie stwierdzające, że wszystkie zrealizowane dowody przychodu
i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji ilościowej oraz przekazane do księgowości.

 

4.       Zespoły spisowe dokonujące liczenia, ważenia, pomiarów oraz obliczeń technicznych nie mogą być informowane o wielkości zapasów wynikających
z ewidencji. Zabezpieczenie wszystkich urządzeń ewidencyjnych na czas spisu przed możliwością wglądu do nich członkom zespołów spisowych należy do obowiązków Kierownika komórki organizacyjnej podlegającej inwentaryzacji,
a jeżeli kierownik komórki jest jednocześnie osobą materialnie odpowiedzialną – zabezpieczenia takiego dokonuje z udziałem skierowanego zespołu spisowego.

 

5.       Liczenia, ważenia i pomiarów dokonuje członek zespołu spisowego w obecności osoby odpowiedzialnej za całość i stan składników majątku lub osoby przez nią upoważnionej. W spisie z natury przeprowadzanym na skutek zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, liczenie, ważenie i pomiar składników majątku muszą być dokonane w obecności osoby przekazującej i osoby przyjmującej odpowiedzialność.

 

6.       Wpis do arkusza spisu powinien nastąpić po ustaleniu rzeczywistego stanu składnika majątku w sposób umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości wpisu.

 

7.       Jeżeli w spisie z natury nie może z ważnych przyczyn brać udziału osoba materialnie odpowiedzialna i nie upoważni do tej czynności innej osoby, spis
z natury może być przeprowadzony przez co najmniej 3 – osobową komisję, wyznaczoną przez Wójta.

 

8.       Podlegające spisowi składniki majątku nie mogą być do czasu zakończenia spisu na polu spisowym wydawane lub przyjmowane. O ile nie można uniknąć ruch składników majątku, zespół spisowy zawiadamia przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, który może zarządzić, aby przyjęcie lub wydanie uwzględnić
w spisie na postawie specjalnie oznaczonych dowodów przyjęcia lub wydania.

 

9.       Arkusze spisu z natury wypełnione przez komisję inwentaryzacyjną powinny zawierać co najmniej:

1)       nazwę i numer kolejny arkusza spisu oraz oznaczenia uniemożliwiające ich zamianę, np. podpis przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej,

2)       nazwę jednostki (nadruk lub odciśnięcie pieczątki zawierającej nazwę jednostki),

3)       określenie metody inwentaryzacyjnej, np. inwentaryzacja pełna okresowa  albo wyrywkowa okresowa ,

4)       nazwę lub numer rejonu spisowego,

5)       datę rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury jak również godziny rozpoczęcia
i zakończenia spisu,

6)       termin przeprowadzania inwentaryzacji, jeżeli różni się od daty spisu z natury,

7)       numer kolejny pozycji arkusza spisu,

8)       szczegółowe określenie nazwy składnika majątku, w tym także symbol identyfikujący, np. numer inwentarzowy,

9)       jednostkę miary,

10)    ilość stwierdzona w czasie spisu z natury (zgodnie ze stanem faktycznym).

 

Zespoły spisowe wypełniają wszystkie wiersze i rubryki z wyjątkiem rubryki „cena”
i „wartość” oraz podpisują arkusze i przedkładają do podpisania we właściwych miejscach osobom materialnie odpowiedzialnym.

Każda strona spisu z natury powinna być akceptowana podpisami członków komisji
i osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie.

Arkusze spisu z natury oraz materiały pomocnicze używane przy ustalaniu ilości (arkusze obliczeń technicznych, oświadczenia) są dowodami księgowymi i muszą być wypełniane w sposób przewidziany dla dowodów księgowych. Niedopuszczalne jest, więc przerabianie cyfr lub treści, wymazywanie, wyskrobywanie itp., jak również wypełnianie zwykłym ołówkiem. Niewłaściwe zapisy należy poprawić przez przekreślenie liczby lub treści nieprawidłowej; wpisanie wyżej lub obok liczy lub treści prawidłowej i umieszczenie obok zapisu prawidłowego, podpisu członka komisji spisowej i osoby materialnie odpowiedzialnej.

Na arkuszach spisu nie mnożna pozostawiać nie wypełnionych wierszy.

 

10.    Jeżeli spis z natury składników majątku nie może być przeprowadzony w dniu na, który przypada termin inwentaryzacji, wówczas w danych spisu z natury należy uwzględnić udokumentowane przychody i rozchody, dokonane w okresie między terminem inwentaryzacji składników majątku a dniem spisu.

 

11.    Bezpośrednio pod ostatnią pozycją naniesioną na arkusz spisowy należy umieścić klauzulę o następującej treści: „Niniejszy arkusz zawiera od 1 do ... pozycji”. Natomiast pozostałe wolne pozycje arkusza spisu z natury należy skasować.

 

12.    Arkusze spisu z natury sporządza się przez kalkę lub druk samokopiujący w 2 egz.,
a przy inwentaryzacjach zdawczo odbiorczych w 3 egz. Oryginał otrzymuje księgowość za pośrednictwem przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej,
a kopię osoba materialnie odpowiedzialna.

 

13.    Na oddzielnych arkuszach dokonuje się spisu poszczególnych rodzajów składników, np. środki trwałe, druki ścisłego zarachowania itd.

Nie wolno spisywać na jednym arkuszu składników majątku powierzonych różnym osobom materialnie odpowiedzialnym. Przy składnikach majątku niepełnowartościowych należy podać w uwagach procent utraty wartości.

 

14.    Do dokonania spisu z natury środków pieniężnych używa się specjalnego protokołu, którego wzór stanowi załącznik nr 1. Protokół sporządza się w dwóch, a przy inwentaryzacji zdawczo – odbiorczej w trzech egzemplarzach. Oryginał otrzymuje księgowość, natomiast kopie osoba materialnie odpowiedzialna.

 

15.    Wypełniając arkusze spisów z natury stosuje się nazwy, jednostki miary i inne szczegółowe określenia, a w razie ich braku – oznaczeń używanych w księgowości. Dotyczy to także numerów inwentarzowych środków trwałych i pozostałych środków trwałych.

 

16.    Po zakończeniu zespół spisowy składa przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej sprawozdanie zawierające:

1)       rozliczenie z przydzielonych arkuszy spisu z natury,

2)       informacje o wszystkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach
w gospodarce podlegającej spisowi składnikami majątkowymi (zabezpieczenia, magazynowania, konserwacji itp.).

 

 

§ 5

 

1.       Inwentaryzację poprzez uzyskanie pisemnego potwierdzenia stanów przeprowadzają pracownicy księgowości w zakresie sald z kontrahentami ujętych w ewidencji księgowej.

 

2.       Inwentaryzacja środków pieniężnych na rachunkach bankowych oraz innych należności i zobowiązań polega na pisemnym uzgodnieniu ich stanów.

 

3.       Uzgodnienie środków pieniężnych na rachunkach bankowych przeprowadza na bieżąco pracownik prowadzący urządzenia księgowe obrotu pieniężnego (nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca).

 

4.       Stany rozrachunków z odbiorcami oraz wszelkich innych należności i zobowiązań uzgadnia się przez wysłanie zawiadomienia o wysokości salda i wykazu pozycji składającej się na saldo i uzyskanie potwierdzenia. Wysłanie zawiadomień do dłużników jest obowiązkowe.

 

5.       Nie stosuje się tzw. milczącego potwierdzenia salda, tzn. nie wystarczy wysłanie potwierdzenia do kontrahenta, konieczne jest otrzymanie od niego na piśmie potwierdzenia. Ewentualne rozbieżności powinny być wyjaśniane w drodze konfrontacji zapisów księgowych na koncie kontrahenta z zapisami dokonanymi przez kontrahenta w jego księgach rachunkowych

 

6.       Saldo może być również potwierdzone telefonicznie, z tym, że w takim przypadku należy sporządzić z przeprowadzonej rozmowy notatkę służbową.

 

7.       Obowiązek uzgodnienia z kontrahentami stanu należności i zobowiązań nie dotyczy:

1)       sald zerowych,

2)       sald należności i zobowiązań z osobami fizycznymi oraz innymi podmiotami gospodarczymi nie prowadzącymi ksiąg rachunkowych,

3)       należności skierowanych na drogę postępowania sądowego,

Za stan faktyczny tych sald uważa się stan wynikający z ksiąg rachunkowych.

 

 

§ 6

 

1.       Poprzez weryfikację stanu ewidencyjnego dokonuje się inwentaryzacji tych aktywów i pasywów, których stan nie podlega lub nie może być ustalony w drodze spisu z natury albo w drodze uzgodnienia z kontrahentami.

 

2.       Weryfikacji stanów dokonuje pracownik, prowadzący (zgodnie z zakresem czynności) podlegające weryfikacji konta analityczne lub konta syntetyczne.

 

3.       Kontrolę prawidłowości przeprowadzonej weryfikacji sprawują bezpośredni przełożeni pracowników dokonujących weryfikacji stanów ewidencyjnych.

 

4.       Inwentaryzacja aktywów i pasywów w drodze weryfikacji polega na ustaleniu ich realności przez porównanie z właściwymi dowodami, sprawdzenia prawidłowości podpisów, okresowych rozliczeń, naliczeń itp. Poszczególne aktywa i pasywa inwentaryzuje się w sposób następujący:

1)       wartości niematerialne i prawne przez sprawdzenie wysokości i terminowości odpisów oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami,

2)       rozrachunki z tytułu wynagrodzeń - przez sprawdzenie czy saldo wynika
z niewypłaconych list płac z ostatniego miesiąca i wynagrodzeń nie podjętych
w terminie wypłaty oraz stwierdzenie czy nie zawiera kwot przedawnionych,

3)       rozrachunki publiczno – prawne przez pisemne uzgodnienie wysokości dokonanych wpłat lub otrzymanych środków oraz szczegółowe realności wykazanych sald,

4)       pozostałe rozrachunki przez pisemne uzgodnienia wysokości sald,
a w przypadkach kwot potrąconych pracownikom i nie odprowadzonych – przez szczegółowe sprawdzenie prawidłowości wykazanych sald,

5)       roszczenia z tytułu niedoborów i szkód, rozliczenia nadwyżek i roszczenia sporne przez sprawdzenie zasadności ich wykazania i prawidłowości wyceny.

 

5.       Osoba dokonująca weryfikacji odnotowuje fakt przeprowadzenia inwentaryzacji
w odpowiednim urządzeniu księgowym (syntetycznym i analitycznym), zamieszczając klauzulę „dokonano weryfikacji salda na dzień .............20...r.”
i umieszczając swój podpis.

 

 

§ 7

 

1.       Spis z natury powinien być poddany kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczonych przez niego kontrolerów.

 

2.       Kontrola polega na sprawdzeniu:

1)       czy pole spisowe zostało właściwe przygotowane do spisu,

2)       czy zespoły spisowe wykonują swoje obowiązki zgodnie z obowiązującymi przepisami o prowadzonej inwentaryzacji,

3)       czy prawidłowo ustalono ilość spisywanych składników, w tym także obliczeń technicznych,

4)       czy spis z natury jest kompletny.

Z wyników kontroli sporządza się protokół w 1 egzemplarzu. Ponadto sprawdzający oznacza sprawdzone pozycje na arkuszu spisowym, podpisując w rubryce „uwagi”.

 

3.       W razie stwierdzenia w toku kontroli, że spis z natury w całości lub części przeprowadzony został nieprawidłowo – osoba, która stwierdziła nieprawidłowości zawiadamia na piśmie Wójta, który następnie zobowiązany jest zarządzić ponownie przeprowadzenie całego lub odpowiedniej części spisu z natury.

 

 

§ 8

 

1.       Wyceny rzeczowych składników majątkowych, ujętych na arkuszach spisu z natury dokonują na polecenie głównego księgowego pracownicy pionu głównego księgowego.

 

2.       Wycena polega na pomnożeniu stwierdzonych w czasie spisu z natury faktycznych ilości przez cenę oraz na ustaleniu łącznej ich wartości wg osób materialnie odpowiedzialnych i kont syntetycznych.

 

3.       Po dokonaniu wyceny rzeczowych i pieniężnych składników majątku należy ustalić różnice inwentaryzacyjne poprzez porównanie stanu faktycznego podanego na arkuszach spisu z natury ze stanem wynikającym z ewidencji ilościowo – wartościowej.

 

4.       Przed ustaleniem różnic inwentaryzacyjnych ewidencja ilościowo – wartościowa musi być względnie uzgodniona z ewidencją ilościową tj. z kartotekami, księgami inwentarzowymi.

 

5.       Różnice inwentaryzacyjne mogą wystąpić jako:

1)       niedobory – gdy stan ewidencyjny jest wyższy od rzeczywistego,

2)       nadwyżki – gdy stan ewidencyjny jest niższy od rzeczywistego,

3)       szkody – gdy nastąpiła całkowita lub częściowa utrata pierwotnej wartości inwentaryzowanego składnika majątku.

 

6.       Niedobory, szkody i nadwyżki powstałe w rzeczowych składnikach majątku dzieli się ze względu na kryterium ich powstania na zawinione i niezawinione.

1)       niedobory i szkody niezawinione to:

a) spowodowane wypadkami losowymi (pożar, powódź, itp.),

b) traktowane jako ubytki naturalne wynikające ze zmniejszenia się zasobów
z powodu ich właściwości fizykochemicznych (parowanie, gnicie, rozkrusz, itp.) w granicach ustalonych norm,

c) spowodowane błędami pomiaru przy przyjmowaniu lub wydawaniu,

d) wynikające z błędów przy wydawaniu podobnych asortymentów (zamiast wydania określonego rodzaju materiału nastąpiło wydanie innego podobnego do właściwego) – kompensowanie z nadwyżkami

2)       niedobory i szkody zawinione to:

a) spowodowane udowodnionym przywłaszczeniem mienia,

b) wywołane nieznanymi przyczynami, a nie spełniające warunków zezwalających na zaliczenie ich do niedoborów niezawinionych.

3)       nadwyżki mogą być:

a) rzeczywiste, które przyjmowane są do ewidencji zapasów,

b) pozorne wynikające z błędów pomiaru, pomyłek w dokumentach inwentaryzacyjnych i ewidencyjnych, itp.,

c) wynikające z błędów przy wydawaniu podobnych asortymentów – kompensowane z niedoborami.

 

7.       W przypadku stwierdzenia różnic inwentaryzacyjnych obowiązują następujące zasady postępowania:

1)       zakwalifikowanie różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i nadwyżek) składników majątku, przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, postawienie wniosków w zakresie ich odpisania z ksiąg rachunkowych należy między innymi do komisji inwentaryzacyjnej,

2)       ustalenie przez komisję inwentaryzacyjną przyczyn powstania niedoborów lub nadwyżek winno być wykonane w sposób bardzo wnikliwy, przy czym komisja winna rozważyć stopień winy lub jej brak ze strony osób materialnie odpowiedzialnych, jak i innych osób,

3)       rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych wraz z ustaleniem wysokości ubytków naturalnych (mieszczących się w granicach norm) za okres międzyinwentaryzacyjny,

 

§ 9

 

Obieg dokumentów dotyczących inwentaryzacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych następuje w ustalonym porządku:

1.       Arkusze spisów z natury i inne materiały z inwentaryzacji przekazywane są przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczonemu stałemu członkowi komisji inwentaryzacyjnej,

 

2.       Przekazanie głównemu księgowemu przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej skontrolowanych pod względem formalnym i rachunkowym materiałów z inwentaryzacji.

 

3.       Wycena spisów, ustalenia różnic inwentaryzacyjnych i przekazanie komisji inwentaryzacyjnej zestawień różnic inwentaryzacyjnych.

 

4.       Powiadomienie o stwierdzonych różnicach osób materialnie odpowiedzialnych
i złożenie pisemnych wyjaśnień przez te osoby.

 

5.       Opracowanie protokołu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych przez komisje
i przedłożenie kierownikowi jednostki do akceptacji. Jeżeli termin inwentaryzacji przypada na 31 grudnia, opracowanie wniosków i przedłożenie do akceptacji winno nastąpić nie później niż w ciągu 15 dni roboczych.

 

6.       Wysłanie kontrahentom zawiadomień o wysokości salda (w 15 dni po terminie inwentaryzacji) oraz udzielenie odpowiedzi na zawiadomienie lub pismo kontrahenta (w 10 dni od daty otrzymania).

 

7.       Przeprowadzenie weryfikacji sald aktywów i pasywów nie podlegających inwentaryzacji w drodze spisu z natury lub potwierdzenie salda (w 30 dni po terminie inwentaryzacji),

 

8.       Ujęcie w księgach wyników rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych – w następnym miesiącu po terminie inwentaryzacji (nie później jednak niż z datą ostatniego dnia roku).

 

9.       Przekazanie radcy prawnemu spraw spornych w celu skierowania ich do sądu (w 30 dni od daty zatwierdzenia wniosków komisji przez Kierownika jednostki).

 

10.    Skierowanie spraw wskazujących na nadużycia do organów śledczych (w dniu następnym po wydaniu decyzji przez Wójta).

   

§ 10

 

W celu udokumentowania czynności związanych z inwentaryzacją składników majątku jednostka może stosować następujące dokumenty, których wzory podane zostały
w załącznikach od nr 1 do nr 10

 

1.       Plan inwentaryzacji – załącznik nr 1 – stosuje się go w odniesieniu do składników majątkowych, które są inwentaryzowane w drodze spisu z natury. Plan inwentaryzacji po zatwierdzeniu go przez Wójta winien być traktowany, jako dokument poufny, zabezpieczony przed dostępem osób, których dotyczy i innych nie upoważnionych do posługiwania się nim.

 

2.       Wykaz inwentaryzacji przeprowadzonych poza planem – załącznik nr 3 – stosuje się w celu wykazania inwentaryzacji składników majątkowych w drodze spisu z natury, które nie były planowane. Ujmuje się w nim zwłaszcza tzw. inwentaryzacje kontrolne lub w przypadku konieczności zmiany osób odpowiedzialnych za powierzone mienie albo z powodu kradzieży z włamaniem, powodzi, pożaru
i innych zdarzeń losowych.

 

3.       Arkusz spisu z natury - załącznik nr 4 stosuje się we wszystkich przypadkach inwentaryzacji składników majątku w drodze spisu z natury – z wyjątkiem gotówki w kasie. Wydane arkusze spisu z natury traktuje się jako druki ścisłego zarachowania. Oznacza to, że formularze arkuszy spisowych oznakowuje się pod datą przekazania ich do wykorzystania komisji inwentaryzacyjnej i sprawdza ich zużycie po zakończeniu inwentaryzacji.

 

4.       Sprawozdanie z kontroli spisu z natury – załącznik nr 5 – stosuje się w przypadku kontroli pracy komisji inwentaryzacyjnej. Kontroli dokonują i sprawozdanie to sporządzają osoby upoważnione przez Wójta. Nie powinni to być pracownicy komórki księgowości, którzy będą sporządzać rozliczenie osób ze składników majątku objętych spisem z natury poddanym kontroli.

 

5.       Oświadczenie – załącznik nr 6 - oświadczenie składa osoba odpowiedzialna za prawidłowe sporządzenie dokumentacji wymaganej w powierzonej jej placówce
i terminowe przekazanie jej do komórki księgowości. W przypadku stwierdzenia, że osoba odpowiedzialna za prowadzenie danej komórki gospodarczej i za dokumentację wymaganą w tej placówce nie sporządziła raportu i nie przekazała dokumentów do komórki księgowości, należy spowodować wykonanie tych czynności i odnotować te zdarzenie na niniejszym oświadczeniu i w sprawozdaniu opisowym z inwentaryzacji.

 

6.       Protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie - załącznik nr 7 – stosuje się zamiast arkuszy spisu z natury w celu udokumentowania inwentaryzacji gotówki i papierów wartościowych w kasie prowadzonej jako odrębnie rozliczany punkt kasowy.

 

7.       Protokół zdawczo – odbiorczy - załącznik nr 8 – stosuje się tylko w przypadku inwentaryzacji składników majątku w związku ze zmianą osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone składniki majątku.

 

8.       Sprawozdanie opisowe – załącznik nr 9 – stosuje się w każdym przypadku inwentaryzacji składników majątku w drodze spisu z natury

 

§ 11

 

Dokumenty inwentaryzacyjne winny być przechowywane przez okres 5 lat od przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji.

 

Załącznik Nr 1

do Instrukcji w sprawie inwentaryzacji

PLAN  INWENTARYZACJI

w Urzędzie Gminy Czyże

Lp.	Przedmiot inwentaryzacji	Termin inwentaryzacji
1.	Środki trwałe	co cztery lata – w tym pierwsza: IV kw. 2004r.
2.	Wartości niematerialne i prawne	co cztery lata – w tym pierwsza: IV kw. 2004r.
3.	Środki pieniężne w kasie	corocznie – na ostatni dzień roku
4.	Druki ścisłego zarachowania	corocznie – na ostatni dzień roku
5.	Pozostałe środki trwałe	co cztery lata – w tym pierwsza: IV kw. 2004r.
6.	Materiały	corocznie – na ostatni dzień roku
7.	Składniki majątkowe objęte ewidencją ilościową	co cztery lata – w tym pierwsza: IV kw. 2004r.

 

 

 

1.       Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada Przewodniczący Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej.

2.       Za prawidłowe rozliczenie inwentaryzacji czyni się odpowiedzialnym głównego księgowego.