ZARZĄDZENIE NR 118/05

WÓJTA GMINY CZYŻE

z dnia 09 grudnia 2005 r.

w sprawie powołania komisji przetargowej do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Na podstawie art. 19 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177, Nr 96, poz 959, Nr 116, poz. 1207, Nr 145, poz. 1537, Nr 273, poz. 2703 ) postanawiam:

§ 1. Powołać Stałą Komisję Przetargową do przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w składzie:

1) Zenaida Gierasimiuk – przewodniczący komisji

2) Igor Kowalewski - sekretarz

3) Bazyli Siemiacki – członek

§ 2. Do zadań komisji należy:

1) Zapoznanie się ze specyfikacją istotnych warunków zamówień.

2) Publiczne otwarcie ofert i wypełnienie odpowiednich załączników do protokołu.

3) Sporządzenie dokumentacji postępowania i przedłożenie jej do zatwierdzenia kierownikowi jednostki.

4) Dokonania wyboru nowego oferenta w przypadku uchylania się od podpisania umowy oferenta, którego ofertę wybrano jako najkorzystniejszą.

5) Rozstrzygnięcie ewentualnych protestów, wniesionych w związku z wyborem najkorzystniejszej oferty.

§ 3. Komisja Przetargowa pracować będzie w oparciu o Regulamin Pracy Komisji Przetargowej, stanowiący załącznik do niniejszego Zarządzenia.

§ 4. Komisja Przetargowa ma prawo unieważnić przetarg w przypadkach określonych w art.93 lub odrzucić ofertę w przypadkach określonych w art. 89 Prawa o zamówieniach publicznych.

§ 5. W przypadku uchylenia się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub nie wniesienia wymaganego zabezpieczenia należnego wykonania umowy, Komisja wybiera ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 93 ust. 1.

§ 6. Traci moc Zarządzenie Nr 86/05 Wójta Gminy Czyże z dnia 8 marca 2005 r. w sprawie powołania komisji przetargowej do przeprowdzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 118/05

Wójta Gminy Czyże

z dnia 09 grudnia 2005 r.

Regulamin pracy

komisji powołanej do przeprowadzenia postępowania
o udzielenie zamówienia.

Postanowienia wstępne

§ 1. Niniejszy regulamin określa szczegółowy zakres pracy komisji powołanej do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień  publicznych oraz zasady współdziałania komisji z Zamawiającym w trakcie całego postępowania  mające na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonane czynności oraz przejrzystość prac.

§ 2. 1.Stała Komisja Przetargowa rozpoczyna pracę z chwilą zatwierdzenia przez Wójta wniosku o wyrażenie zgody na realizację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a kończy z chwilą zawarcia umowy lub zakończenia w inny sposób postępowania o zamówienie publiczne.

2. 2.Członkowie  Komisji Przetargowej przygotowują i przeprowadzają postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, a w szczególności sprawdzają czy dostawcy lub wykonawcy spełniają wymagane warunki, oceniają oferty oraz proponują wybór oferty najkorzystniejszej.

3. 3.Wyboru oferty najkorzystniejszej dokonuje Wójt, zatwierdzając propozycję Komisji Przetargowej.

Organizacja pracy komisji

§ 3. 1.Stała Komisja Przetargowa działa w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U z 2004 r. Nr 19, poz. 177, Nr 96, poz. 959, Nr 116, poz. 1207, Nr 145, poz. 1537, Nr 273, poz. 2703), przepisy aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, Zarządzenie Nr 118/05 Wójta Gminy Czyże z dnia 09 grudnia 2005 r. w sprawie powołania komisji przetargowej do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz postanowienia niniejszego regulaminu.

2. Pracami Komisji Przetargowej kieruje Przewodniczący.

§ 4. W pracach Komisji mogą uczestniczyć:

a) z głosem doradczym – eksperci,

b) w charakterze obserwatorów – osoby wskazane przez Wójta.

§ 5.1. Komisja Przetargowa działa na posiedzeniach zwołanych przez Przewodniczącego Komisji.

2. Komisja Przetargowa może realizować swoje zadania w pełnym składzie.

3. Komisja Przetargowa podejmuje decyzje i wyraża opinię w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego.

4. Każdy członek Komisji Przetargowej ma prawo złożyć na piśmie zastrzeżenie
do opinii i decyzji podjętych przez Komisję.

Harmonogram pracy komisji

§ 6. Wszyscy członkowie Komisji Przetargowej obowiązani są zapoznać się z dokumentacją dotyczącą określonego zamówienia przed terminem otwarcia ofert.

§ 7. 1. Koperty z ofertami składane są w sekretariacie urzędu. Pracownik sekretariatu na kopercie odnotowuje datę i godzinę przyjęcia oferty, po czym przekazuje ją Komisji.

2. Sekretarz Komisji nadaje numery ofertom, uwzględniając kolejność ich wpływu.

3. Procedurę otwarcia ofert prowadzi Przewodniczący Komisji w obecności wszystkich członków Komisji.

4. Osoby biorące udział w pracach Komisji Przetargowej oraz oferenci, uczestniczący w sesji publicznego otwarcia ofert, podpisują odpowiednie listy obecności członków Komisji Przetargowej i oferentów.

5. Przewodniczący Komisji Przetargowej bezpośrednio przed otwarciem ofert podaje kwotę jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, następnie odczytuje datę i godzinę złożenia oferty, pełną nazwę i adres oferenta, cenę za określony przedmiot zamówienia, a także informacje dotyczące terminu wykonania zamówienia, okres gwarancji i warunków płatności. Informacje te odnotowuje sekretarz komisji na druku ZP- 12.

6. Nazwę i adres oferenta, którego oferta została złożona nieprawidłowo (np. po terminie składania ofert i w innym miejscu niż wyznaczył Zamawiający itp.) notuje się na druku ZP- 16.

§ 8. 1. Przed rozpoczęciem prac związanych z oceną złożonych ofert, po ich otwarciu członkowie Komisji oraz eksperci, obserwatorzy – osoby wskazane przez Wójta składają oświadczenia o braku powiązań z ofertami – druk ZP-11)  oraz oświadczenia o nie ujawnieniu informacji związanych z  przebiegiem postępowania.

2. Oświadczenia członków Komisji przyjmuje w imieniu Zamawiającego - Przewodniczący Komisji, a oświadczenie przewodniczącego Komisji przyjmuje Wójt.

§ 9. 1. Komisja Przetargowa zapoznaje się ze złożonymi ofertami, weryfikuje treść ofert pod względem formalnym oraz zgodności z warunkami i kryteriami określonymi w dokumentacji związanej z udzieleniem danego zamówienia – SIWZ.

2. Powyższe informacje są notowane przez Sekretarza komisji na odpowiednich drukach .

§ 10.1. Oferty zakwalifikowane przez Komisję Przetargową do oceny pod względem kryterium, poddawane są indywidualnej ocenie każdego członka Komisji .

2. Sekretarz komisji dokonuje zbiorowego zestawienia ofert na druku, który parafuje wspólnie z Przewodniczącym Komisji.

§ 11. 1. Po wyborze najkorzystniejszej oferty sekretarz Komisji sporządza protokół zgodnie z drukiem ZP-1.

2. Pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia powinien zawierać:

a) opis przedmiotu zamówienia;

b) informację o trybie udzielenia zamówienia;

c) informacje o wykonawcach;

d) cenę i inne istotne elementy ofert;

c) wskazanie wybranej oferty.

3. 3. Oferty, opinie biegłych oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego stanowią załączniki protokołu.

4. 4. Protokół wraz z załącznikami jest jawny. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu, z tym że oferty są jawne od chwili ich otwarcia za wyjątkiem informacji stanowiącej tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Zakończenie postępowania

§ 12. Ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty nastąpi po zakończeniu procedury i zatwierdzeniu prac Komisji Przetargowej przez Wójta.

§13. Pracownik merytoryczny prowadzący postępowanie zamówień publicznych przygotowuje ogłoszenie oraz informację dla oferentów o zakończeniu postępowania, którą podpisuje Wójt.

§ 14.1. Protesty i odwołania rozpatruje Komisja Przetargowa. Przewodniczacy Komisji przedstawia Wójtowi stanowisko Komisji w kwestii rozstrzygnięcia złożonych protestów i odwołań celem akceptacji.

2. Korespondencję dotyczącą protestów i odwołań redaguje Komisja, natomiast podpisuje Wójt.

15. Całość dokumentacji po zakończeniu postępowania Przewodniczący Komisji Przetargowej przekazuje pracownikowi merytorycznemu.